Transfórmate en una Empresa de Alto Desempeño

por Rodrigo González

Automáticamente cuando hablamos de Alto Desempeño, relacionamos esta expresión con los vehículos de clase Premium. Pero, ¿qué tienen estos vehículos en particular que los distinguen de esa manera?

La definición de desempeño va relacionada con la palabra “rendimiento” en alguna tarea o actividad específica. Cuando hablamos de Alto Desempeño, nos referimos a un rendimiento superior en alguna característica en específico, por ejemplo, en el caso de los vehículos de alto desempeño existen clasificadores como alto rendimiento de combustible, alto rendimiento del caballaje del motor, etc. En el caso particular de las empresas, se refiere al alto rendimiento de las funciones integrales de las diversas áreas.

Para lograr que una empresa sea de Alto Desempeño es necesario utilizar procesos que nos apoyen en disminuir, o en su caso, eliminar las actividades que no generen valor agregado en el día a día. En el ciclo de fabricación de algún producto terminado se determina la suma de tiempos de transporte de materiales, preparación de máquinas, proceso, inspección de productos, almacenamiento, etc. La única actividad que aporta valor percibido por el cliente es el tiempo de proceso, ya que esto ayuda en la disminución en el tiempo de entrega. El resto son actividades sin valor agregado; como integrantes de este proceso debemos ser capaces de poder identificar estas actividades, delimitando sus costes, y eliminándolas en el caso más óptimo.

Al lograr identificar estas actividades sin valor agregado debemos vincularlas a los costes de producción de nuestro producto terminado, visualizando de mejor manera el proceso que se deberá seguir para reducir los tiempos de entrega del producto y el costo del mismo, logrando beneficiar de manera directa al cliente ofreciendo un producto de bajo costo y de rápida entrega.

Como empresa se deben establecer objetivos puntuales a conseguir durante cierto periodo de tiempo y con recursos bien delimitados. Un ejemplo de ello es si se desea reducir los costos de transportación por qué no generan valor percibido por el cliente; es responsabilidad de la gente de inventarios hacer los cálculos necesarios para tener el inventario suficiente en almacén y poder continuar con la línea de producción eficientemente.

El Alto Desempeño se ve reflejado en la operación del día, logrando abarcar toda la cadena de valor logrando reflejar este rendimiento con nuestros proveedores, con los clientes y con los clientes de nuestros clientes.

¿Estás preparado para ser una empresa de Alto Desempeño?

J. Rodrigo González Barba, es egresado del ITESM-CEM de la Carrera de Ingeniería Industrial y de Sistemas, actualmente es Consultor de Negocios de DynaWare.

rodrigo.gonzalez@dynaware.com

De Puñito en Puñito se Pierden Montoncitos

Existen muchas empresas fabricantes que utilizan material a granel como materia prima para la transformación de sus productos. El controlar con precisión este material puede ser un serio problema si no se cuenta con las herramientas y procesos correctos. Para poder hacerlo, se necesitan los mejores procesos de operación alineados con las tecnologías de información apropiadas para tu organización que te permitan contar con la información correcta en el instante en el que se requiere.

¿Cómo lograrlo?

Muy fácil, primero debes enfocarte en revisar tus procesos de medición del material a granel. Para ello, debes contar con herramientas como lo pudieran ser las básculas, flujómetros o algún método de comparación que te permita ver claramente la realidad. Hay diversas opciones en el mercado que van desde las más sofisticadas, tecnológicamente hablando, hasta herramientas sencillas y de bajo costo que te pueden dar la información que requieres. La exactitud que quieras en tus mediciones te ayudará a determinar el tipo de herramienta que necesitas.

Una vez teniendo las mediciones exactas de tus materiales, entonces podrás alimentar tu Sistema Integral de Operación Empresarial (EOS) con la información que obtuviste. Es importante que tu EOS te permita manejar distintas unidades de manera que, no importando en qué unidades hayas comprado, tú puedas saber cuánto material se necesitó para la fabricación de tu producto y cuántas piezas salieron.

Los beneficios para tu empresa son enormes; por ejemplo: mejores compras, un plan de producción exacto, tus inventarios confiables, en línea y tiempo real, reducciones en desperdicio y grandes disminuciones de costos.

Recuerda que lo que no se puede medir, tampoco se puede controlar.

Con DynaWare es posible.

http://www.dynaware.com/

¿Compras Urgente o Inteligentemente?

Si pudieras ver de forma clara las variaciones en precios de las que eres presa cuando realizas  compras de emergencia, te darías cuenta que estás pagando mucho más de lo que crees.

Regularmente cuando compramos con tanta urgencia, es porque verdaderamente surgió un evento que no teníamos considerado o porque simplemente una compra que pudo ser planeada no lo fue. Claro, al principio tenemos la sensación de que logramos solucionar un problema que era vital para la operación de la empresa e incluso nos vanagloriamos de que, gracias a nuestra velocidad y capacidad de negociación, logramos obtener un producto del cual dependía nuestra organización y el cual era casi imposible de conseguir en tan poco tiempo.

Lo que no es tan evidente es el alto costo que esto significa. Los proveedores “huelen” la prisa y no dudes que algunos de ellos puedan tomar ventaja de esto, pues te urge, ¿no? Entonces, seguramente estarías dispuesto a pagar el precio que sea con tal de resolver el problema. Este fenómeno no solo se da con quien te provee el producto o servicio, el transportista también podría convenientemente “ajustar” sus tarifas “haciéndonos el favor” de atender a nuestro llamado de auxilio.

Si lo anterior se repite 2 o 3 veces a lo largo de la cadena de suministro, ten por seguro que al final estarás pagando un 20%, 30% o 40% más de lo que te hubiese costado si hubieras tenido más opciones y posibilidad de negociación.

Si quieres evitar esta pesadilla a toda costa, lo único que necesitas es controlar tus niveles de inventario, su mezcla, conceptos como el punto de re-orden y el stock de seguridad. Cuando logres tener esta información en línea y tiempo real, podrás adelantarte a las necesidades de tu organización planeando tus compras y evaluando de forma eficiente a tus proveedores. Además, no pondrás en riesgo el flujo de efectivo de tu empresa,  cuidando así, tu relación con proveedores y dándote todo el poder para poder negociar a tu favor.

Recuerda, la información es poder y si quieres contar con él, ayúdate de procesos y herramientas que te permitan tener toda esta información a tu alcance sin mayor esfuerzo.

Pon tus Reglas o Bailas con la Más Fea

¿Tienes definida una clara política de descuentos de venta a tus clientes?

¿Cómo has definido las condiciones de venta?

Existen negocios de todo tipo: empresas de bienes y servicios que cobran de contado, que venden a los mismos clientes de forma recurrente, que tienen ventas esporádicas o que venden servicios y/o productos personalizados de acuerdo a cada una de las especificaciones de sus clientes… Además, cada sector económico tiene sus propias normas de crédito. De cualquier forma, en todos los casos, es importante definir las condiciones de venta necesarias para no afectar negativamente nuestros flujos de efectivo.

La cuestión es, ¿qué condición de crédito, de descuento o de pago es la más conveniente?

La respuesta sería que depende del tipo y modelo de negocio, así como del tipo de cliente. Sin embargo, he aquí algunas recomendaciones para poder guiarte en la definición de estas políticas:

Ventas esporádicas o a clientes nuevos:Si tus ventas son esporádicas o tienes clientes nuevos a los cuales no puedes hacer un análisis de su crédito, tus cuentas son reducidas o si manejas productos perecederos, entonces la recomendación sería que exigieras el pago de contado. Una forma de incentivarlo es estableciendo descuentos por pronto pago con el objetivo de alentar a los clientes a pagar antes de la fecha establecida.

Ventas según las especificaciones del cliente

Por otro lado, si fabricas productos y servicios según las especificaciones de los clientes o que implican altos costos de entrega, entonces podría ser más conveniente exigir el pago antes de la entrega.

Políticas de crédito:Existen ocasiones en las que estamos dispuestos a darle crédito a nuestros clientes; por ejemplo, si una venta puede conducir a ventas repetitivas. En este caso es meritorio que estés seguro que esto implica un financiamiento para ellos; es decir, que les estás prestando dinero.  Si fuera así, deberás establecer las políticas de crédito; esto es, las normas que se fijan para decidir la cantidad y forma de crédito que se va a extender a tus clientes. La decisión de extender crédito depende de la probabilidad de pago y, para tener mayor certeza de ello, es común que se investigue a la empresa con algún otro de sus proveedores, con el banco  o con agencias de informes de crédito.

Acuerdos del crédito:Si has acordado con tu cliente otorgarle un crédito, deberás exigirle un compromiso antes de entregarle los productos o servicios. Para ello, deberás emitir una letra de cambio comercial, un pagaré y/o un contrato de compra-venta.

En cualquiera de las situaciones anteriores, tu decisión financiera se deberá basar en los siguientes tres aspectos:

1. Maximizar los beneficios esperados, no minimizar las cuentas de dudoso cobro:  Si el margen de beneficios es alto, se pueden holgar las políticas de crédito. Si no, no debes soportar muchos créditos de dudoso cobro.
2. Concentrarse en las cuentas peligrosas: Si una solicitud de crédito es pequeña y clara, la decisión es rutinaria. De lo contrario, tus esfuerzos deberán estar concentrados en las cuentas de mayor riesgo e incertidumbre.
3. Considera los resultados después de las decisiones: Analiza también si vale la pena aceptar un riesgo importante o si existe la posibilidad de que el cliente se convierta en un comprador regular y fiable.

Establecer estas políticas con tu departamento de ventas y finanzas te permitirá segmentar  a tus clientes y realizar buenos pronósticos de tus flujos de efectivo. Así reducirás los errores y  otorgarás un excelente servicio a tus clientes; mejorando con ello, la relación en el corto y largo plazo.