Si no Sabes Comprar, Pregúnteme Cómo

Te has preguntado: ¿Qué tal funciona tu proceso de abastecimiento? ¿Podrías mejorar los precios que te ofrecen tus proveedores? ¿Qué tal tus niveles de inventario? ¿Son muy altos o le estás fallando a tus clientes?

Recuerda que una cuidadosa planificación de las compras puede resultar en disminuciones de tus costos aumentando la rentabilidad de tu empresa. Esta debe incluir:

1) Las cantidades para cada tipo de material y partes que deben comprarse, considerando el lote económico de compra.

2) El momento adecuado para estas compras.

3) El costo total estimado de dichas compras, así como el costo por unidad. Esto con la intención de mejorar la negociación o bien las condiciones financieras. Para ello, es conveniente que tengas una evaluación previa de precios de compra o de tiempos de entrega para facilitarlo.

El que de manera cotidiana surjan compras de emergencia, tengas faltantes de inventario de materia prima para satisfacer una orden o dependas de un solo proveedor para realizarlas son malas prácticas que, en plazo inmediato, pueden resultar en grandes costos que, en el largo plazo, te podrían llevar a la quiebra.

Para poder reducir al máximo los gastos incurridos al momento de hacer un pedido, debes considerar tener claro cuál es tu Punto de Reorden y tu Stock de Seguridad necesario para soportar las variaciones de la demanda, de modo que mejores sustancialmente tus niveles de inventario y planifiques mejor tus compras. Así mismo, es de suma importancia programar los momentos de entrega de cada proveedor y no depender únicamente de un proveedor ya que, es probable que en algún momento no te pueda surtir las cantidades solicitadas o bien las fechas pactadas de entrega, lo cual causaría grandes molestias con tus clientes.

Las compras de emergencia realizadas de forma regular te generan altos costos; ya que corres más riesgo de que te entreguen incompleto el pedido o te vendan más caro, además de desaprovechar la oportunidad de poder negociar por volumen y tiempos holgados de entrega con tus proveedores.

Mejorando los Procesos de la Madre Naturaleza

El Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza (FMCN), una institución privada sin fines de lucro creada con la meta de financiar y fortalecer la conservación del capital natural de México, ha decidido emprender el camino hacia el alto desempeño y la productividad al lado de DynaWare, su nuevo socio estratégico de negocios.

El FMCN es uno de los principales referentes a nivel Latinoamericano dentro de este tipo de organizaciones y con DynaWare planea ampliar aún más su iniciativa para permitirnos a nosotros y a nuestros hijos el contar con un mundo verde y con conciencia ecológica.

Junto al primer EOS (Sistema de Operación Empresarial) del mundo, y con todo el proceso de consultoría en mejora de procesos de negocio y operación que DynaWare brinda, el FMCN podrá acceder a las mejores prácticas dentro de su organización en todos los niveles, al mismo tiempo que logrará acceder a su información desde cualquier parte del mundo con tan solo un click.

“DynaWare Online nos permitirá contar con información y reportes oportunos para la correcta toma de decisiones, además de que nos brindara más facilidad de enfocar nuestro tiempo y esfuerzos en ser más productivos y hacer crecer nuestra organización”, afirmó Lorenzo Rosenzweig, Director General del FMCN.

Por otro lado, Ximena Yáñez, Directora de finanzas y Soporte Operativo y actual Líder del Proyecto DynaWare, nos comenta que toda la organización, en todas sus localidades, se encuentra muy emocionada por el arranque del proyecto ya que les permitirá ser mucho más eficientes en sus operaciones diarias.

El proyecto permitirá maximizar los beneficios que el FMCN proporciona, un claro ejemplo de esto es que gracias al control presupuestal que podrán realizar diario la organización podrá tener un mejor seguimiento de sus proyectos, de modo que lograrán ahorros para ayudar a más lugares de nuestro país.

Si tú compartes la visión de mejora continua y liderazgo del FMCN y si quieres incrementar tus niveles de productividad en al menos un 20%, forma parte de nuestro selecto grupo de clientes y conviértete en socio estratégico de DynaWare.

Si quieres conocer más sobre la noble labor del FMCN visita: http://www.fmcn.org/

¿Tus Mejores Clientes son a los que Más les Vendes?

Seguramente te has visto inmerso en una situación en la que cierras un jugoso contrato. En la que piensas que no habías tenido mejor cliente que éste y te imaginas en todo lo que vas a poder obtener con esa ganancia con la que ya estás contando. Calculaste el costo del proyecto y el precio al que se lo venderías, considerando un margen de ganancia sustancioso para hacer “el negocio de tus sueños”.

Sin embargo, a lo largo de la duración del proyecto, incurriste en costos y gastos que no tenías contemplados en el inicio. De todas formas, tú sigues pensando en que es el mejor cliente, el mejor proyecto que has vendido y en que de verdad vale la pena invertirle “un poquito más” por esa cuantiosa suma de dinero que hinchará tu cuenta bancaria.

Tuviste que hacer un evento para vender la idea del “gran proyecto” a tu cliente, viajar varias veces a visitarlo para revisar los avances, invitarlo algunas veces a comer y, además, contratar más personal para cumplir con los compromisos establecidos.

Por fin cobras esa factura tan esperada y, al final del periodo, le pides a tu contador que te entregue los Estados Financieros correspondientes. Después de 15 días de haberlos solicitado, te los entrega penosamente diciendo: “Ingeniero, ¿qué cree? …es que tuvimos pérdidas en este periodo”.

Tu reacción inmediata es “¿Quéeee? ¡Pero si ha sido el proyecto más grande que hemos vendido!”

Si te suena familiar esta situación, o le ha pasado al primo de un amigo tuyo, te recomendamos que además del Estado de Resultados, analices la rentabilidad de cada uno de tus clientes y de tus proyectos. Aquí deberás incluir TODOS los costos en los que incurriste. Desde costos de ventas, hasta viáticos, eventos y ¡las propinas del mesero!

Una vez que ya tengas identificada cada rentabilidad, entonces podrás tomar acciones que te permitan ofrecer un mejor servicio a tus clientes, controlando tus costos e incrementando tus ganancias.

Flujo de Efectivo: ¿Ángel o Demonio?

Hacer una programación confiable de tu Flujo de Efectivo puede resultar desgastante para las empresas. En muchas ocasiones es un esfuerzo que toma entre dos y tres horas de tu área financiera. Esto es porque depende de muchas variables a considerar como el saldo en bancos e inversiones, cheques o pagos en tránsito, cobros programados, confiabilidad de clientes y pagos a proveedores y acreedores, entre otros; por lo que, el horizonte que muchas empresas tienen es de una semana o dos aunque tengan líneas de crédito con clientes o proveedores de mucho más tiempo. Sin esta información, resulta muy difícil predecir el comportamiento de las cuentas bancarias y por lo tanto, tomar buenas decisiones en función del efectivo disponible.

Además, todo este cálculo resulta muy costoso para las organizaciones si no se cuenta con herramientas tecnológicas que les faciliten calcularlo de manera fácil y confiable para poder considerar las oportunidades que se pudieran presentar como, por ejemplo, beneficios por pronto pago.

Si no llevamos un buen control sobre los ingresos y las salidas de efectivo podríamos no tener suficiente dinero para cumplir con nuestras obligaciones financieras y con proveedores, los bancos podrían reducirnos nuestras líneas de crédito y esto traería, como consecuencia, el no ser sujetos de apalancamiento financiero en el futuro y poder llevarnos a la quiebra.

Al momento de hacer la programación de tu flujo de efectivo, recuerda considerar los ingresos que se obtendrán en a lo largo del tiempo, al igual de todas y cada una de las obligaciones financieras incluyendo sus respectivos intereses y los gastos necesarios para mantener la operación normal, todo esto para cada una de tus cuentas bancarias. Si el resultado de la resta de los ingresos menos los egresos resulta positivo, significa que tendrás un excedente y que la empresa opera favorablemente. Aquí habría que analizar en qué se va a invertir ese sobrante de manera inteligente. Si resulta negativo podrás determinar con exactitud el horizonte de tiempo en el que tendrás faltantes y reprogramar tus pagos si es necesario, o definir cómo se cubrirá ese saldo, si con capital propio u otras opciones de financiación.

Con una correcta programación de tu flujo de efectivo podrás analizar si las políticas de cobro y pago de tu empresa son las correctas, fijar las políticas de dividendos y determinar si los proyectos de inversión son rentables para tu organización. Platica con tu financiero y analiza a detalle esta información para ver si es realmente confiable el resultado que te presenta. El contar con una herramienta tecnológica que te permita calcular todo esto en tiempo real y de forma automática, te facilitará las cosas; y, ahora tú y tu equipo podrán enfocar su energía y dedicación a identificar oportunidades para mejorar el desempeño financiero de su organización, maximizarán su liquidez, estarán mucho más satisfechos con su labor y sus resultados fortalecerán cada vez más a tu empresa.

Beneficios de un Buen Manejo de Inventarios

Las empresas más exitosas son las que tienen una confiable gestión de inventarios.

La razón principal a esta afirmación es sencilla: porque con inventarios correctos vuelven más eficientes sus tiempos, reducen costos y maximizan sus ingresos. Pero, ¿cómo asegurarlo?

El valor del inventario es uno de los activos más importantes de las empresas, es el que realmente refleja el capital ocioso. En la mayoría de las empresas el monto invertido en sus inventarios es mucho mayor a la cantidad de dinero que tienen en su chequera. Sin embargo, existen organizaciones que no saben a ciencia cierta el valor real de éste, que no confían en el dato que les arroja su sistema pero tampoco hacen conteo físico de las existencias, o peor aún, que le dejan toda la responsabilidad a un grupo de “chalanes” de 17 años que no se ocupan de verificar con detalle las entradas y salidas de producto y que, por supuesto, no se harían responsables de la confiabilidad de esos millones.

El tener inventarios confiables nos permite satisfacer, sin retrasos, la demanda de todos nuestros clientes, disminuir al máximo los costos al realizar la producción a un ritmo regular según la temporalidad de las ventas y poder negociar con nuestros proveedores al no hacer “compras de emergencia” para así obtener mejores precios de compra.

Llevar un inventario cíclico en periodos regulares nos facilita hacer el conteo de pocos materiales consistentemente, en lugar de contar todos una o dos veces al año. ¿Te has preguntado cuánto te cuesta parar tus ventas por dos o tres días a causa de un conteo de inventarios? Un diferenciador importante es que no requieres de parar la operación de tus almacenes para hacer el conteo, lo que te permite vender los 365 días del año y dar un mejor servicio a tus clientes, ya sean internos o externos.

Lo que necesitas es contar con momentos de inventario que te permitan conocer qué materiales se encuentran en tus almacenes, pero que ya no se encuentran en su ubicación normal por estarse preparando para ser consumidos (ya sea por venta, producción o por consumo interno); además, al realizar el conteo físico, poder saber cómo es que te impactan las diferencias en la valuación de tu inventario.

De esta forma, minimizarás el error en tu información, tendrás mayor disponibilidad de producto, venderás los 365 días del año y reducirás tus costos de almacenamiento. Entonces sí, ahora darás un mucho mejor servicio a tus clientes garantizando su satisfacción y que se conviertan en clientes en más de una ocasión.

La Neta... ¿Qué Tanto Difiere tu Utilidad Bruta de la Neta?

Ahora que acabó el 2010 e hiciste el análisis financiero de tu empresa, ¿qué te encontraste en él? ¿Te diste cuenta que tu utilidad bruta difiere un 55% de tu utilidad neta y sólo te quedaste con el 5% del margen bruto? ¿Sabes a qué se debe esta situación?

Antes que nada, entiéndase por utilidad neta a la utilidad resultante después de restar los gastos que no tienen que ver con la operación de las empresas. Es la utilidad con la que los socios de las organizaciones pueden contar al final del ejercicio. Pero ¿a qué se debe esta situación?

En muchas ocasiones se debe a que no cuentas con tu costo real de venta ya que no estás considerando gastos logísticos de traer tu mercancía sobre el valor de tus productos, por mencionar un ejemplo. Lo que seguramente haces es tenerlo a nivel de gastos, por lo que no conoces tu utilidad bruta real y en consecuencia definir los precios de venta se te complica.

Tener certeza de tu costo de ventas es prioritario ya que te permitirá enfocar esfuerzos que repercutirán en tu rentabilidad. Es el principal indicador que te ayuda a conocer si estás manejando adecuadamente tus costos de operación.　

Cuando encontramos datos como esta diferencia, es nuestro deber como consultores de negocio hacer ver a los directivos las razones de ello y mostrarles, al mismo tiempo, este tipo de situaciones, para que tomen las acciones correctas a efecto de dirigir de mejor manera su negocio.

Es evidente que un empresario está perdiendo demasiado dinero al incurrir en malos manejos como:

• Una mala asignación de gastos. Por ejemplo, en el caso de las comercializadoras, el no asignar los gastos de importación y traslado de mercancía al Costo del Producto.


• El contar con el Costo de Ventas　 a destiempo para tomar una buena decisión como el saber cuál será el Precio de Ventas que maximice la rentabilidad de la empresa.


• O simplemente, conocer la rentabilidad no sólo por producto, sino que vean quiénes son los clientes más rentables, la sucursal que presenta más utilidades, el vendedor más efectivo, entre muchos otros análisis.

Deja de ser parte de la estadística. Analiza con detalle tu operación contable y financiera, con ello verás que este 2011 te irá mucho mejor.

Año Nuevo... ¡Oficinas Nuevas!

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