En algunas PyMEs se cree tener controlado el abastecimiento de artículos. Cualquiera que sea el tipo de empresa, ya sea productora, comercializadora, de gobierno o de servicio, solemos creer que el abastecimiento está bajo control, que es normal que hayan fallas hasta cierto nivel y que tener una mezcla óptima de inventarios requiere de un esfuerzo tal que se necesita a más gente para administrar un proceso que siempre se ha hecho y que está “controlado”. Por si fuera poco, en seguidas ocasiones, se considera al área de Abastecimientos sólo como una oportunidad de reducción de costos.
¿Conoces algún caso en el que se presente esta situación? Probablemente así es y no me dejarás mentir. Organizaciones como éstas, comúnmente se enfrentan continuamente a compras emergentes y se escudan bajo frases como: “la operación es primero y en una planta como la nuestra, siempre habrán compras de emergencia”, o bien: “la demanda aquí es demasiado variable, es imposible tener un pronóstico que nos acerque al inventario ideal”. A pesar de ello, aseguran tener todo controlado y que estas compras “emergentes” no son por importes altos en comparación al costo que implicaría parar un equipo o mantener el material en inventario.
Empresas de este tipo son ejemplos claros de organizaciones que no visualizan al abastecimiento como una ventaja que fortalecerá el sistema logístico, ni como un punto de apalancamiento que puede garantizar más y mejores tiempos de entrega para con los clientes.
¡Es momento de romper esos paradigmas! Las PyMEs pueden tener mezclas óptimas de inventario. No es un lujo invertir tiempo, dinero o esfuerzo en procesos que garanticen llegar a ese inventario ideal, a compras estratégicas, a evaluar a nuestros proveedores. Hoy en día, esto es una necesidad si queremos ser empresas más competitivas.
¿Cómo podría una PyME adoptar beneficios estratégicos de los abastecimientos? Existen diversas técnicas, algunas de las cuales se pueden implementar en poco tiempo. Unos cuantos ejemplos de estos métodos son: determinar niveles de puntos de reorden, stocks de seguridad y, por supuesto, lotes económicos de compra; además contamos con análisis estadísticos, la determinación de pronósticos de venta (bajo distintos métodos), entre otras más.
Implementar estas técnicas requiere de analizar históricos de demanda, costos de ordenar, costos de mantener en inventario, entre los principales elementos. Dependiendo del volumen de productos, insumos o consumibles que tengas, resultará el volumen de la información a analizar; además, como te darás cuenta, estos elementos no son constantes, sino que cambian a lo largo del tiempo. Es por ello que, para darle seguimiento a estas técnicas, es necesario tener información al alcance, que sea fácil de extraer y analizar, actualizada en todo momento para la toma de decisiones para que entonces sí obtengas el beneficio esperado, no sólo en ahorros, sino en la mejora en el servicio.
Por un momento imagina las ventajas que puedes obtener en competitividad, rentabilidad o capacidad de respuesta al contar con estas herramientas. Lo complicado, en todo caso, sería el análisis continuo de la información y, para ello, hay distintas herramientas en el mercado que te pueden ayudar; sin embargo, si lo que buscas es un modelo que te dé información actualizada todo el tiempo, con las mejores prácticas, con acceso desde cualquier parte del mundo y que por supuesto sea ideal para la implementación de técnicas como las listadas, con DynaWare es posible.
*Gerardo Flores es egresado de la carrea de Ingeniería Industrial y de Sistemas del ITESM-CEM. Actualmente es Gerente de Consultoría de DynaWare.
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