martes, 8 de noviembre de 2011

ERP o EOS, ¿Por cuál me Voy?


por Comité Editorial DynaWare
Para cualquier organización, la toma de decisiones al contratar un ERP (Enterprise Resource Planning), comienza con la búsqueda de los proveedores que mejor se adecúen a la problemática de la empresa y así encontrar la mejor solución. Con ello, un proceso de decisión difícil en el que se deben tomar en cuenta un sin fin de variables…

Empiezan solicitándole al área de Sistemas que les hagan una matriz con las características del nuevo “programa” a implementar. Este es el primer gran error, ya que una implementación de este tipo se debe analizar desde el punto de vista de negocios; es decir, desde el área de Dirección o, en su defecto, de Finanzas. Como Director General, no necesitas que te hablen de servidores, bytes, campos o bases de datos, necesitas que te digan los beneficios de negocio que obtendrás a raíz de esta implementación y los ahorros que generarás con ella.

En este proceso, las empresas llegan a un punto en el que tienen tantas “herramientas” a evaluar, que se pierden entre una y otra. Ya no saben quién les dijo qué y los rangos de precios van desde los miles de pesos hasta los millones de dólares. Aquí es cuando la decisión comienza a tornarse más complicada entre un abanico tan amplio de posibilidades… ¡es como caminar en un campo minado usando zapatos de plomo!

Lo importante en este punto es identificar muy bien, primero, qué es lo que necesitas, y luego, quién es el que mejor te lo entrega. Por ejemplo, seguramente piensas que requieres un ERP porque alguien te lo dijo; sin embargo, en realidad lo que necesitas es tener un control total de tu operación al mismo tiempo que ésta fluya, poder consultar tus estados financieros a cualquier hora y estar seguro de que están actualizados, no tener que padecer de esos terribles cierres contables, poder consultar tus inventarios a cualquier hora y saber qué pedirle a Producción o qué es lo que puedes vender y cuándo, conocer la rentabilidad de tus clientes, vendedores o proyectos… en fin, lo que en verdaderamente necesitas son soluciones de operación y negocio que se adapten a las necesidades de tu organización. ¡Necesitas poder tomar decisiones oportunas y efectivas!

Después, ya que descartaron a los que no se acercan a resolver lo que necesitan, por fin tienen a los 3 finalistas. Pero, existen dos “pequeños” problemitas…

El primero es que tienen proveedores con soluciones ERP demasiado caras pero que “todo el mundo conoce” y los Directores se repiten a sí mismos: “más vale malo por conocido…” Y el segundo es que, entre esos proveedores, están evaluando a dos que brindan herramientas que requieren ser instaladas dentro de su empresa (inhouse) y otro, un EOS (Enterprise Operating System) que les brinda la posibilidad de ahorrarse todos los dolores de cabeza que lo anterior implica, ofreciendo una solución en la Nube con acceso a través de internet sin la necesidad de hacer un gasto en infraestructura tecnológica ni en su administración y que, además, asegura un nivel de disponibilidad del 99%. En esta etapa del proceso las empresas deben ser muy inteligentes y verdaderamente evaluar todo lo que conlleva.

Si te topas con esta decisión, te recomendamos investigar más del tema. Además de considerar el altísimo costo de las herramientas tipo ERP, haz un buen análisis financiero en el que incluyas todos los rubros en los que estarías gastando si optaras por una solución inhouse. Incluye el gasto de los servidores, su mantenimiento y renovación al paso de los años, el gasto de energía eléctrica que esto implica así como la instalación de un site adecuado para ello (considera el aire acondicionado, su costo de instalación, mantenimiento y un respaldo confiable de AC ya que no puedes permitir que falle puesto que se echarían a perder los equipos), el gasto en comunicaciones, seguridad, licenciamiento, antivirus, etc. para su correcto funcionamiento, y por supuesto, no olvides el gasto recurrente en los sueldos administrativos para el área de Sistemas con las competencias requeridas que te garanticen que nada fallará. Considera en ello con qué disponibilidad contarías si optaras por esta solución… te seguro que no rebasaría el 96% al año.

Haciendo lo anterior, te aseguro que tomar la decisión será mucho más fácil pues lograrás visualizar todos los costos ocultos que las soluciones ERP e inhouse tienen. No cabe duda que optarás por la solución EOS que te brinda grandes ahorros en costos tecnológicos y que te dará verdaderas soluciones de operación y negocio para tu empresa.

*El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.







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