ERP o EOS, ¿Por cuál me Voy?

por Comité Editorial DynaWare

Para cualquier organización, la toma de decisiones al contratar un ERP (Enterprise Resource Planning), comienza con la búsqueda de los proveedores que mejor se adecúen a la problemática de la empresa y así encontrar la mejor solución. Con ello, un proceso de decisión difícil en el que se deben tomar en cuenta un sin fin de variables…

Empiezan solicitándole al área de Sistemas que les hagan una matriz con las características del nuevo “programa” a implementar. Este es el primer gran error, ya que una implementación de este tipo se debe analizar desde el punto de vista de negocios; es decir, desde el área de Dirección o, en su defecto, de Finanzas. Como Director General, no necesitas que te hablen de servidores, bytes, campos o bases de datos, necesitas que te digan los beneficios de negocio que obtendrás a raíz de esta implementación y los ahorros que generarás con ella.

En este proceso, las empresas llegan a un punto en el que tienen tantas “herramientas” a evaluar, que se pierden entre una y otra. Ya no saben quién les dijo qué y los rangos de precios van desde los miles de pesos hasta los millones de dólares. Aquí es cuando la decisión comienza a tornarse más complicada entre un abanico tan amplio de posibilidades… ¡es como caminar en un campo minado usando zapatos de plomo!

Lo importante en este punto es identificar muy bien, primero, qué es lo que necesitas, y luego, quién es el que mejor te lo entrega. Por ejemplo, seguramente piensas que requieres un ERP porque alguien te lo dijo; sin embargo, en realidad lo que necesitas es tener un control total de tu operación al mismo tiempo que ésta fluya, poder consultar tus estados financieros a cualquier hora y estar seguro de que están actualizados, no tener que padecer de esos terribles cierres contables, poder consultar tus inventarios a cualquier hora y saber qué pedirle a Producción o qué es lo que puedes vender y cuándo, conocer la rentabilidad de tus clientes, vendedores o proyectos… en fin, lo que en verdaderamente necesitas son soluciones de operación y negocio que se adapten a las necesidades de tu organización. ¡Necesitas poder tomar decisiones oportunas y efectivas!

Después, ya que descartaron a los que no se acercan a resolver lo que necesitan, por fin tienen a los 3 finalistas. Pero, existen dos “pequeños” problemitas…

El primero es que tienen proveedores con soluciones ERP demasiado caras pero que “todo el mundo conoce” y los Directores se repiten a sí mismos: “más vale malo por conocido…” Y el segundo es que, entre esos proveedores, están evaluando a dos que brindan herramientas que requieren ser instaladas dentro de su empresa (inhouse) y otro, un EOS (Enterprise Operating System) que les brinda la posibilidad de ahorrarse todos los dolores de cabeza que lo anterior implica, ofreciendo una solución en la Nube con acceso a través de internet sin la necesidad de hacer un gasto en infraestructura tecnológica ni en su administración y que, además, asegura un nivel de disponibilidad del 99%. En esta etapa del proceso las empresas deben ser muy inteligentes y verdaderamente evaluar todo lo que conlleva.

Si te topas con esta decisión, te recomendamos investigar más del tema. Además de considerar el altísimo costo de las herramientas tipo ERP, haz un buen análisis financiero en el que incluyas todos los rubros en los que estarías gastando si optaras por una solución inhouse. Incluye el gasto de los servidores, su mantenimiento y renovación al paso de los años, el gasto de energía eléctrica que esto implica así como la instalación de un site adecuado para ello (considera el aire acondicionado, su costo de instalación, mantenimiento y un respaldo confiable de AC ya que no puedes permitir que falle puesto que se echarían a perder los equipos), el gasto en comunicaciones, seguridad, licenciamiento, antivirus, etc. para su correcto funcionamiento, y por supuesto, no olvides el gasto recurrente en los sueldos administrativos para el área de Sistemas con las competencias requeridas que te garanticen que nada fallará. Considera en ello con qué disponibilidad contarías si optaras por esta solución… te seguro que no rebasaría el 96% al año.

Haciendo lo anterior, te aseguro que tomar la decisión será mucho más fácil pues lograrás visualizar todos los costos ocultos que las soluciones ERP e inhouse tienen. No cabe duda que optarás por la solución EOS que te brinda grandes ahorros en costos tecnológicos y que te dará verdaderas soluciones de operación y negocio para tu empresa.

*El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.

Los ERPs son Cosa del Pasado

por el Comité Editorial DynaWare

Estás jugando golf con tus amigos empresarios y uno de ellos comenta… “Voy a implementar un ERP, ya vi muchas opciones. Todo el mundo lo tiene y por eso estoy convencido de que es lo que necesito. Ya calculé el tiempo en el que se alargará el proyecto y los costos de lo que esto implica. Creo que vale la pena hacer el esfuerzo aunque gaste muchísimo dinero.”

¿Te suena familiar? ¿Crees sensato para su negocio el aceptar una situación que, más que bien, le hará un mal definitivo sólo porque “todo el mundo lo tiene”? Siendo tu amigo, me imagino que querrás ayudarlo…

Pero, si no sabes qué respuesta darle a su planteamiento, te tenemos una buena noticia. Tú amigo no necesita un ERP, eso es cosa del pasado.

Los ERPs funcionaron en su momento, eran aplicaciones que se masificaron entre los negocios pero que sólo se limitaban a mantener la información empresarial dentro de un sistema tecnológico (software) sin tomar en cuenta los procesos de negocio y operación que existen en todas las organizaciones. La empresas los compran pensando que les resolverán su problemática de orden y control así como manejo de información y obtención de datos oportunos para la correcta toma de decisiones; sin embargo, después de largos periodos de terror para su implementación, se dan cuenta de que ni les quedó bien, ni se adaptó a sus necesidades, ni se resolvieron correctamente los problemas desde la raíz, ni les brinda información en el momento oportuno en el que lo necesitan.

He aquí algunos típicos ejemplos:

1.El contador se la pasa todo el día capturando y creando pólizas y pólizas contables y jamás logra terminar, sus cierres contables duran días y días, y a finales de cada mes, parece campamento de salvación con todo el departamento de contabilidad trasnochando haciendo los ajustes necesarios para que “cuadre en el sistema”. Además, su jefe necesita los Estados Financieros a principios de cada mes, y se los dan hasta el 16; por lo que sus decisiones van desfasadas por lo menos, medio mes.

2.El Director General de una empresa se encuentra en el periodo de ventas más crítico del año y de repente “PAS”, le truena el sistema, se pasma y todo el mundo se para, nadie puede hacer nada, no existe operación… No puede facturar, sus inventarios no cuadran y tiene a un mundo de clientes insatisfechos por el pésimo servicio brindado.

3.Por fin, después de dos años de no tener vacaciones, el Director de Operaciones decide irse con su familia obviamente esperando que “todo saldrá bien en la empresa. No dependen de él para continuar con la operación, al fin y al cabo son sólo 5 días… ¿qué podría pasar?” Sin embargo, sucede lo que ya se temía…. Entra una llamada al celular, que por supuesto debe contestar, y está su jefe como pantera porque se fue de vacaciones sabiendo que llegaría el lote de materia prima desde China y sólo él sabe si viene con las especificaciones que se solicitaron. Trata de explicarle por teléfono en lo que la empresa debe de poner atención antes de aceptarlo y no logra mucho… al final sólo escucha: “¡espero que tomes el siguiente avión de regreso para verte aquí mañana a primera hora!” No le queda de otra, podría perder la chamba; así que se tuvo que despedir de su familia para tomar el siguiente vuelo y llegar a resolver el gran problema.

Lo que los empresarios no saben es que, para que su necesidad se vea realmente satisfecha, es indispensable contar con la metodología de implementación que, alineada con la mejor tecnología, les permita mejorar sustancialmente tus procesos de operación y negocio y, por ende, toda su operación (incluyendo a su gente). Además, deben asegurarse que la forma en la que están diseñadas este tipo de tecnologías, garantice en todo momento que la operación refleja lo que pasa verdaderamente en el momento exacto.

Te lo aseguro, un ERP no es lo que tu amigo requiere. Todas, y muchas más situaciones como éstas, no sucederán si cuenta con un EOS (Enterprise Operating System) que te permitirá operar de manera lógica y con sentido común…

¡Dile que no se complique! Mejorar es muy sencillo.

* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.