por Comité Editorial DynaWare
Tanto se ha escuchado hablar del término que hasta pareciera “choteado”.
Todo mundo te dice que es necesario tenerlas, pero nadie te dice cómo lograrlo. Por eso, aquí te planteamos una forma que te permitirá agregar verdadero valor a tu empresa y te quitará largas horas de revisiones muy detalladas para ver si te “alcanza” o no.
Poder monitorear los ingresos y gastos, así como los costos, es vital para garantizar la permanencia de tu empresa. Sin embargo, esto no es suficiente si no puedes controlar el dinero para planear a futuro de manera clara y con certeza.
¿Y cómo controlarlo?
Una excelente idea es el manejo de presupuestos. Éste permite al área de finanzas delegar responsabilidades y toma de decisiones, así como “sobreadministrar” a todos y cada uno de los departamentos que conforman las empresas.
¿De qué se trata el manejo de presupuestos?
Nos referimos con presupuestos a la asignación de recursos por área o proyecto de forma anticipada. Para ello existen dos tipos: comparativo y restrictivo.
El presupuesto comparativo te ayuda a medir la diferencia entre lo que presupuestaste inicialmente versus lo que gastaste. Esto te permitirá ver si los gastos programados se cumplieron según lo planeado o si incurriste en gastos que no tenías contemplados. Así, podrás evaluar, en futuras ocasiones, si realmente son necesarios.
El presupuesto restrictivo te permite limitar los gastos en los que incurrirá un proyecto evitando así, aquellos que son innecesarios o fuera de lo planeado. De esta forma, podrás llevar un control mucho más eficiente de tus finanzas corporativas.
En ambos es importante hacer revisiones periódicas de modo que puedas aplicar medidas correctivas en el camino en caso de ser necesario. Poder controlar de forma fluida tu operación es posible.
¿Cómo controlarlos?
Un EOS (Sistema de Operación Empresarial) te permite tener visibilidad a corto, mediano y largo plazo de tus entradas y salidas de efectivo. Al estar en el modelo de “Cloud Computing” y estar creado bajo una lógica de procesos de negocio que realmente reflejan la Operación de tu empresa, puedes asegurar que tu información es confiable ya que se encuentra en línea y tiempo real. Así, tu toma de decisiones será oportuna y certera.
¿Cómo asignarlos?
Primero, decide qué asignaciones se irán a qué centro de costos o qué proyecto; de tal forma que sepan exactamente qué costos y gastos se atribuyen a cada uno de ellos. Luego, entrevista a tus colaboradores, responsables de cada área y definan juntos el monto. Seguramente necesitarás de cotizaciones, análisis históricos y comparativos; pero una vez logrado esto, te garantizo que valdrá la pena ya que ahora sí tendrás el tiempo de dedicarte a tus estrategias financieras que tanto sueñas con implementar. No debes esperar a que tu liquidez se vea afectada o, peor aún, que tengas que buscar fuentes de financiamiento que, a la larga, te costará mucho más que haber planeado con tiempo.
¡Empodera a tu gente!
Asígnale a cada departamento un monto presupuestal para pueda administrarse debidamente. Así, garantizarás el logro de los compromisos, una mejor planeación de sus actividades y, en consecuencia, un catalizador que te lleve a la mejora continua de tu organización.
Basta de basar tus decisiones estratégicas en simples supuestos. Una buena planeación te permitirá llegar más fácil al éxito que deseas.
* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.
