por el Comité Editorial DynaWare
Después de meses de trabajar la cuenta, por fin Ventas se va a cerrar el “deal” que tanto esperaba. El cliente se encuentra en las afueras de la ciudad así que Ventas, antes de salir de viaje, revisa su “sistema” y se asegura de que ya esté por salir la producción necesaria para la gran venta.
Después de un largo trayecto, ya con el cliente, Ventas pacta el pedido y acuerda un anticipo para asegurarlo. El vendedor, muy astuto, presencia el momento en el que se hace la transferencia bancaria por dicho anticipo. Horas más tarde, regresa a la planta a revisar con Producción el pedido que estaba por salir y se encuentra con una no muy grata sorpresa… Resulta que Producción ni siquiera tenía contemplado producir estas cantidades y, ni aunque trabajara 36 horas seguidas, saldría a tiempo con el compromiso. La queja de Producción con Dirección General es siempre la misma: “Ventas se compromete de manera irrealista con los clientes y luego nos pone en aprietos a nosotros.”
¿Cómo termina la historia?, ya te lo has de imaginar: Producción no sale a tiempo, Ventas no puede entregar el pedido y ahora la empresa tiene a un cliente sumamente molesto que, en el mejor de los casos, aceptará el pedido porque no le queda de otra ya que también lo tenía comprometido, pero penaliza gravemente a la empresa por incumplimiento en tiempos de entrega… Seguramente no volverá a contratar a este proveedor por no ser confiable en los pactos acordados.
Mientras tanto… Producción decide empezar a producir continuamente de tal modo que tenga stock de inventario para futuras ocasiones.
¿Te suena familiar?
Es clarísimo que no existe alineación entre las áreas para cumplir con un objetivo común: vender a tiempo y en forma para satisfacer la demanda y, entonces sí, hacer crecer al negocio.
Lo que también es claro es que ni Ventas ni Producción cuentan con información confiable en su “sistema” que les permita tomar decisiones acertadas y poder colaborar. Tener exceso de inventario es costosísimo, pero es incluso más caro no poder cumplir con los pedidos de venta pues eso resulta luego en demasiadas malas referencias y altos costos de oportunidad.
El punto óptimo es tener producto disponible sólo cuando sea necesario y, para lograrlo, necesitamos de buenos pronósticos de ventas para calcular la demanda. Pero esto no podemos hacerlo si no contamos con la información de producción, ventas e inventarios al día y en tiempo real, si no mejoramos sustancialmente los procesos de operación y de negocio y si no lo soportamos con un EOS (Enterprise Operating System) que maneje la operación de la empresa de forma integral y sin la necesidad de estar físicamente en la planta u oficina.
Por medio de un EOS no solamente puedes saber qué producto tienes en existencia y qué producto ya está asignado a un determinado cliente; también podrás conocer cuándo estará listo tu nuevo producto – incluso aún si no se ha fabricado o comprado– para ofrecerse en una venta futura.
Convierte a tu empresa en una organización de Alto Desempeño. Sé capaz de identificar números de lote y números de serie que tienes realmente disponibles para la venta, todo en línea y en tiempo real. Deja de lado prácticas de antaño como la sincronización de tablas o cargas “batch” para actualizar datos, mejorando así el servicio a tus clientes e incrementando tus ventas.
Un ERP es cosa del pasado, el EOS es el presente.
* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.
