5 Razones para NO Contratar un ERP

por Michelle Weil

¿Tomaste ya la decisión de elegir un ERP? ¡Espera! Aquí te mostramos las 5 razones por las cuales deberías de volver a considerarlo:

1. SISTEMA MODULAR

Los ERPs del mercado se implementan por medio de módulos; lo cual, en principio, pareciera ser una buena opción pensando en que la transición va a ser paulatina y que no gastarás millones y millones de un jalón, sino en periodos programados dependiendo del módulo que vayas implementando. Sin embargo, esta decisión no se convierte en la óptima para tu negocio cuando te das cuenta que, lo que parecía una buena idea, termina siendo un dolor de cabeza pues la información sigue estando desarticulada y siguen existiendo recapturas cuando ésta pasa a otra área que no cuenta aún con su módulo implementado; por lo tanto, existe desconfianza en la información. Además, lo presupuestado en un inicio, termina siendo al menos un 30% más caro de lo que imaginaste porque las pruebas no dan los resultados esperados, se extiende el tiempo de implementación y siguen habiendo pérdidas de dinero que aún no tienes identificadas.

2. MODELO INHOUSE QUE REQUIERE GASTO EN INFRAESTRUCTURA

Los ERPs deben instalarse dentro de tu propia plataforma tecnológica. ¿Acaso no lo tenías pensado?

Es por ello que, además de considerar el gasto de la aplicación, también lo debes hacer en términos de la creación de un site: servidores, comunicaciones, instalación y acondicionamiento, seguridad, aire acondicionado, sistema de respaldo de aire acondicionado, software de plataforma y energía eléctrica. Además, requerirías de una persona experta en Tecnologías de la Información que pueda administrarlo. Eso quiere decir que te costaría el doble de lo que presupuestaste en un inicio por la cuestión meramente tecnológica y de administración.

3. CAPACITACIÓN EN EL USO DEL SISTEMA

Tendrás a un ejército de consultores dentro de tu empresa por cada módulo capacitándote en cómo usar el sistema. Sus términos de bits y bytes no harán más que confundir a cualquier usuario mortal como tú o como yo. Si tienes una duda del proceso implementado en Ventas y eres del área Contable, tu consultor no sabrá responderla porque no tiene una visión global del negocio y de cómo impacta la operación de un área en otra.

4. INFORMACIÓN DESFASADA Y POCO CONFIABLE

Un ERP, al no estar pensado desde una perspectiva de lógica de negocio, sino desde el punto de vista del software, la información puede registrarse horas o días después del momento en el que suceden las actividades diarias dentro de la operación. Entonces, el problema viene cuando, al hacer consultas o reportes, la información no concuerda con lo que según tú sabes.

Esto quiere decir que está desfasada debido a la desintegración y, por lo tanto, resulta poco confiable y costosa para la toma de decisiones correcta y oportuna.

5. BAJA DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA

Como los ERPs están implementados dentro de las empresas, éstas dependen del cuidado, administración, seguridad, etc. de sus propios recursos (tanto de la plataforma tecnológica como de quienes la administran). Seamos honestos, tú empresa se dedica a maquilar, transformar, comercializar o dar un servicio, no a administrar un site. Las empresas que deciden tener su propia plataforma de TI (tecnologías de Información), al ser inexpertas en ello, no pueden garantizar un nivel confiable de servicio dentro de su plataforma. Es por ello que los paros y caídas del sistema son un tema común que detienen la operación y representan altos costos de oportunidad y recuperación. Lo más triste del asunto es que la empresas empiezan a ver esto como “normal”, generando una ceguera de taller notable.

Un enfoque integral, dentro de un modelo de Cloud Computing, con una perspectiva consultiva en la mejora de procesos de negocios y operación, que garantice la integridad de tu operación en línea y tiempo real, así como al menos el 99% de disponibilidad de su plataforma es lo que verdaderamente necesitas.

Tú quieres un ERP, pero necesitas un EOS (Enterprise Operating System).

*La autora es Gerente de Mercadotecnia de DynaWare, bailarina amateur y miembro del Club Líderes del Futuro. Anteriormente ha colaborado en el área de Mercadotecnia de empresas de distintos sectores como Farmacéutico, Eventos, Espectáculos y Turismo.

Pesadilla en la Calle del Reporte

por Comité Editorial DynaWare

13:00 pm

¡Típico! Tu jefe necesita un reporte urgente para presentar ante una junta extraordinaria del Consejo Directivo que se llevará a cabo en la tarde y te encuentras en verdaderos problemas porque, por más que intentas sacarlo para la hora requerida, en primer lugar necesitas andar correteando a las demás áreas para que actualicen su información dentro del ERP; y ya cuando según ellos la tienen lista, tu sistema de generación de reportes (que no es parte del ERP), se pasma HORAS para sacar el famoso reporte que, además, resultó estar incompleto y no cuadra con lo que tú sabes. 

16:40 hrs

Tu jefe empieza a ponerse nervioso porque no ve que estés avanzando en el tema; así que decides comenzar a hacer “tru tru” en reportes previos realizados en Excel para tratar de cuadrar los datos correctos y obtener lo que necesitas. Por supuesto, para lograrlo, has decidido quedarte hasta altas horas de la noche junto con tu equipo. Por “fortuna”, tu jefe decidió posponer la Junta Directiva al día de mañana a las 9:00 am.

20:08 hrs

Horas y horas trabajando cuando podrías estar haciendo mil cosas más de mucho mayor valor estratégico para la empresa o yéndote a “tener una vida fuera de la chamba” pero sigues ahí, pegado a la computadora hasta que salga… ¡Estás que no te la acabas!

22:17 hrs

Ya estás harto de que este tipo de cosas siempre pasen con tu ERP porque, además de que recibes regaños que por algo ajeno a ti, ves que la empresa no puede tomar decisiones acertadas en los tiempos deseados y hay altos costos de oportunidad por esta situación.

24:35 am

Ya en tu casa, te miras al espejo y te preguntas: “¿por qué no podrían ser las cosas más fáciles y poder sacar reportes en minutos? ¡cómo me encantaría que mis reportes salieran a tiempo cuando los necesito y sin errores”. Y en una hoja de papel describes a qué te refieres con esto:  

1. Fácil creación  de nuevos reportes
   
2. Facilidad y personalización
   
3. Generación de consultas históricas y comparativos con ejercicios y periodos anteriores
   
4. Seguridad integrada
   
5. Generación de estadísticas
   
6. Exportación directa a hojas de cálculo
   
7. Manejo de perfiles de seguridad en la consulta de reportes

A la mañana siguiente…

7:00 am

Suena el reloj, despiertas de un brinco y de das cuenta de que aún… sigues viviendo tu misma realidad.

¿Cuándo vas a despertar?

* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.

Que Dice mi Mamá que Siempre No

por el Comité Editorial DynaWare

Después de meses de trabajar la cuenta, por fin Ventas se va a cerrar el “deal” que tanto esperaba. El cliente se encuentra en las afueras de la ciudad así que Ventas, antes de salir de viaje, revisa su “sistema” y se asegura de que ya esté por salir la producción necesaria para la gran venta.

Después de un largo trayecto, ya con el cliente, Ventas pacta el pedido y acuerda un anticipo para asegurarlo. El vendedor, muy astuto, presencia el momento en el que se hace la transferencia bancaria por dicho anticipo.

Horas más tarde, regresa a la planta a revisar con Producción el pedido que estaba por salir y se encuentra con una no muy grata sorpresa… Resulta que Producción ni siquiera tenía contemplado producir estas cantidades y, ni aunque trabajara 36 horas seguidas, saldría a tiempo con el compromiso. La queja de Producción con Dirección General es siempre la misma: “Ventas se compromete de manera irrealista con los clientes y luego nos pone en aprietos a nosotros.”

¿Cómo termina la historia?, ya te lo has de imaginar: Producción no sale a tiempo, Ventas no puede entregar el pedido y ahora la empresa tiene a un cliente sumamente molesto que, en el mejor de los casos, aceptará el pedido porque no le queda de otra ya que también lo tenía comprometido, pero penaliza gravemente a la empresa por incumplimiento en tiempos de entrega… Seguramente no volverá a contratar a este proveedor por no ser confiable en los pactos acordados.

Mientras tanto… Producción decide empezar a producir continuamente de tal modo que tenga stock de inventario para futuras ocasiones.

¿Te suena familiar?

Es clarísimo que no existe alineación entre las áreas para cumplir con un objetivo común: vender a tiempo y en forma para satisfacer la demanda y, entonces sí, hacer crecer al negocio.

Lo que también es claro es que ni Ventas ni Producción cuentan con información confiable en su “sistema” que les permita tomar decisiones acertadas y poder colaborar. Tener exceso de inventario es costosísimo, pero es incluso más caro no poder cumplir con los pedidos de venta pues eso resulta luego en demasiadas malas referencias y altos costos de oportunidad.

El punto óptimo es tener producto disponible sólo cuando sea necesario y, para lograrlo, necesitamos de buenos pronósticos de ventas para calcular la demanda. Pero esto no podemos hacerlo si no contamos con la información de producción, ventas e inventarios al día y en tiempo real, si no mejoramos sustancialmente los procesos de operación y de negocio y si no lo soportamos con un EOS (Enterprise Operating System) que maneje la operación de la empresa de forma integral y sin la necesidad de estar físicamente en la planta u oficina.

Por medio de un EOS no solamente puedes saber qué producto tienes en existencia y qué producto ya está asignado a un determinado cliente; también podrás conocer cuándo estará listo tu nuevo producto – incluso aún si no se ha fabricado o comprado– para ofrecerse en una venta futura.

Convierte a tu empresa en una organización de Alto Desempeño. Sé capaz de identificar números de lote y números de serie que tienes realmente disponibles para la venta, todo en línea y en tiempo real. Deja de lado prácticas de antaño como la sincronización de tablas o cargas “batch” para actualizar datos, mejorando así el servicio a tus clientes e incrementando tus ventas.

Un ERP es cosa del pasado, el EOS es el presente.

* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.

Los ERPs son Cosa del Pasado

por el Comité Editorial DynaWare

Estás jugando golf con tus amigos empresarios y uno de ellos comenta… “Voy a implementar un ERP, ya vi muchas opciones. Todo el mundo lo tiene y por eso estoy convencido de que es lo que necesito. Ya calculé el tiempo en el que se alargará el proyecto y los costos de lo que esto implica. Creo que vale la pena hacer el esfuerzo aunque gaste muchísimo dinero.”

¿Te suena familiar? ¿Crees sensato para su negocio el aceptar una situación que, más que bien, le hará un mal definitivo sólo porque “todo el mundo lo tiene”? Siendo tu amigo, me imagino que querrás ayudarlo…

Pero, si no sabes qué respuesta darle a su planteamiento, te tenemos una buena noticia. Tú amigo no necesita un ERP, eso es cosa del pasado.

Los ERPs funcionaron en su momento, eran aplicaciones que se masificaron entre los negocios pero que sólo se limitaban a mantener la información empresarial dentro de un sistema tecnológico (software) sin tomar en cuenta los procesos de negocio y operación que existen en todas las organizaciones. La empresas los compran pensando que les resolverán su problemática de orden y control así como manejo de información y obtención de datos oportunos para la correcta toma de decisiones; sin embargo, después de largos periodos de terror para su implementación, se dan cuenta de que ni les quedó bien, ni se adaptó a sus necesidades, ni se resolvieron correctamente los problemas desde la raíz, ni les brinda información en el momento oportuno en el que lo necesitan.

He aquí algunos típicos ejemplos:

1.El contador se la pasa todo el día capturando y creando pólizas y pólizas contables y jamás logra terminar, sus cierres contables duran días y días, y a finales de cada mes, parece campamento de salvación con todo el departamento de contabilidad trasnochando haciendo los ajustes necesarios para que “cuadre en el sistema”. Además, su jefe necesita los Estados Financieros a principios de cada mes, y se los dan hasta el 16; por lo que sus decisiones van desfasadas por lo menos, medio mes.

2.El Director General de una empresa se encuentra en el periodo de ventas más crítico del año y de repente “PAS”, le truena el sistema, se pasma y todo el mundo se para, nadie puede hacer nada, no existe operación… No puede facturar, sus inventarios no cuadran y tiene a un mundo de clientes insatisfechos por el pésimo servicio brindado.

3.Por fin, después de dos años de no tener vacaciones, el Director de Operaciones decide irse con su familia obviamente esperando que “todo saldrá bien en la empresa. No dependen de él para continuar con la operación, al fin y al cabo son sólo 5 días… ¿qué podría pasar?” Sin embargo, sucede lo que ya se temía…. Entra una llamada al celular, que por supuesto debe contestar, y está su jefe como pantera porque se fue de vacaciones sabiendo que llegaría el lote de materia prima desde China y sólo él sabe si viene con las especificaciones que se solicitaron. Trata de explicarle por teléfono en lo que la empresa debe de poner atención antes de aceptarlo y no logra mucho… al final sólo escucha: “¡espero que tomes el siguiente avión de regreso para verte aquí mañana a primera hora!” No le queda de otra, podría perder la chamba; así que se tuvo que despedir de su familia para tomar el siguiente vuelo y llegar a resolver el gran problema.

Lo que los empresarios no saben es que, para que su necesidad se vea realmente satisfecha, es indispensable contar con la metodología de implementación que, alineada con la mejor tecnología, les permita mejorar sustancialmente tus procesos de operación y negocio y, por ende, toda su operación (incluyendo a su gente). Además, deben asegurarse que la forma en la que están diseñadas este tipo de tecnologías, garantice en todo momento que la operación refleja lo que pasa verdaderamente en el momento exacto.

Te lo aseguro, un ERP no es lo que tu amigo requiere. Todas, y muchas más situaciones como éstas, no sucederán si cuenta con un EOS (Enterprise Operating System) que te permitirá operar de manera lógica y con sentido común…

¡Dile que no se complique! Mejorar es muy sencillo.

* El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas.

"DynaGreen", Consciencia Ecológica y Tecnológica

por el Comité Editorial DynaWare

•DynaWare lanza el movimiento “DynaGreen” que busca concientizar a las empresas sobre la importancia de los ahorros en energía y disminuciones en los niveles de contaminación ambiental

•La iniciativa funcionará de manera electrónica y se apoyará de fundaciones y organizaciones con conciencia ecológica para contribuir con el cuidado ambiental

Naucalpan, Estado de México a 20 de mayo de 2011. El medio ambiente es una preocupación latente en nuestra sociedad actual sobre la cual cada vez más y más personas van tomando conciencia. Preocupado siempre por hacer de México un mejor lugar para vivir, DynaWare lanza el movimiento “DynaGreen” con miras a acrecentar la calidad ambiental que todos compartimos.

La iniciativa parte del impacto positivo que el primer EOS del mundo, DynaWare Online, genera para las empresas en términos de ahorros energéticos y por consiguiente en menos consumo de recursos financieros.

DynaGreen será un movimiento revolucionario que buscará vincular definitivamente a la industria TIC y a todas las empresas en general con el cuidado y respeto por el planeta. Para logarlo, se contarán con alianzas estratégicas con fundaciones y organizaciones verdes que permitirán maximizar los alcances de DynaGreen buscando siempre el mayor beneficio para el medio ambiente.

La iniciativa se promoverá de manera electrónica con un impulso potenciado gracias a las redes sociales como Facebook y Twitter, alcanzando así a una más amplia cantidad de personas e impactando sobre todo a los grupos jóvenes de la sociedad.

“En DynaWare estamos comprometidos con el medio ambiente, por eso, proponemos una forma verde de operar al mismo tiempo que las empresas incrementan sus niveles de productividad… Una nueva era en el mundo de la Consultoría y de las Tecnologías de Información, menos costosa, más ecológica y sobretodo muy fácil”, comenta Freddy Domínguez, Consultor de Negocios de DynaWare y uno de los creadores de esta noble cruzada.

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Acerca de DynaWare

DynaWare® es una firma global 100% mexicana, con más de 25 años de experiencia que se dedica a ayudar a sus clientes a Transformarse en Empresas de Alto Desempeño. Esto lo logra a través de la consultoría en la mejora de procesos de operación y negocio soportada tecnológicamente por el primer EOS (Enterprise Operating System) del mundo, DynaWare® Online. DynaWare® ha obtenido importantes reconocimientos entre los que se destacan: “Súper Empresas 2009, Los Lugares Donde Todos Quieren Trabajar”, la “Gran Orden de Honor Nacional al Mérito Autoral”, una de las tres empresas nominadas para recibir el “IBM PartnerWorld Beacon Award” en la categoría de Best ValueNet Delivery”, el “Premio Estatal de Ciencia y Tecnología” y la selección como uno de los mejores proyectos de inversión ganadores del “Concurso Capital de México”. Tiene presencia en Sudamérica y Europa y participa en la construcción de un mejor país a través de la AMITI. DynaWare® Online es una solución robusta con acceso vía Internet que elimina la necesidad de compra de la plataforma tecnológica y evita el costo del mantenimiento de sistemas asegurando que la operación de la empresas se registre a más tardar en el momento en el que sucede; garantizando así, la confiabilidad de la información para la toma de decisiones.

Para mayor información acerca de DynaWare®, sus productos y servicios visite www.dynaware.com, comuníquese al +52 (55) 2625–2500 ó envíenos un email a informacion@dynaware.com

Contacto de prensa:

DynaWare

Daniel Romero
Coordinador de Mercadotecnia
daniel.romero@dynaware.com
www.dynaware.com
Tel:+(52)2625-2500
Fax:+(52) 2625-2526

De la Mejor Cosecha al Alto Desempeño

Por el Comité Editorial DynaWare

Destacar en lo deportivo, académico y/o social a lo largo de la vida estudiantil nos ayuda a adquirir habilidades, aptitudes y valores que nos permiten desempeñarnos mejor en el ámbito laboral o algún otro tipo de comunidad en donde nos desenvolvamos antes y después de graduarnos. Dentro de nuestro programa de becarios, buscamos un alto perfil académico como requisito indispensable para incorporarse a nuestra organización. El alto desempeño en la ejecución, EOS DynaWare Online y por supuesto la gente, es lo que caracteriza a DynaWare por sobre todas las cosas.

Prueba de ello es Freddy Domínguez, estudiante de la carrera de Licenciado en Economía, oriundo de la hermana República Dominicana. Freddy es parte del programa de Alto Rendimiento Académico del Instituto Tecnológico de Monterrey, Campus Estado de México.  Además de tener un excelente promedio y colaborar en DynaWare en el área de Consultoría y con la creación de importantes proyectos empresariales, es el responsable de la organización de eventos de la Escuela de Graduados de Administración y Política de su campus. Fue elegido dentro de los 8 mejores alumnos destacados a nivel sistema Tec de los campus Estado de México, Ciudad de México y Santa Fe. Sus hobbies son tocar la guitarra y jugar fútbol y su meta es fundar una consultora integral.  Si te interesa conocer más sobre la trayectoria académica y profesional de Freddy te invitamos a que revises la nota publicada en la revista ClubTec del periódico reforma**. Si eres como Freddy y te quieres unir a nuestra gran familia de colaboradores de alto desempeño DynaWare, te invitamos a estar atento a las bolsas de trabajo de tu universidad, puede ser que el nuevo integrante seas tú. * El Comité Editorial DynaWare está conformado por un grupo multidiciplinario de expertos en los Procesos de Negocio y Operación de las empresas. ** DIAZ, Brenda. Cata de Talento, Reforma - ClubTec. Consultado el 13 de Mayo de 2011.

El que Esté Libre de Bomberazos, que Lance la Primera Piedra

En algunas PyMEs se cree tener controlado el abastecimiento de artículos. Cualquiera que sea el tipo de empresa, ya sea productora, comercializadora, de gobierno o de servicio, solemos creer que el abastecimiento está bajo control, que es normal que hayan fallas hasta cierto nivel y que tener una mezcla óptima de inventarios requiere de un esfuerzo tal que se necesita a más gente para administrar un proceso que siempre se ha hecho y que está “controlado”. Por si fuera poco, en seguidas ocasiones, se considera al área de Abastecimientos sólo como una oportunidad de reducción de costos.

¿Conoces algún caso en el que se presente esta situación? Probablemente así es y no me dejarás mentir. Organizaciones como éstas, comúnmente se enfrentan continuamente a compras emergentes y se escudan bajo frases como: “la operación es primero y en una planta como la nuestra, siempre habrán compras de emergencia”, o bien: “la demanda aquí es demasiado variable, es imposible tener un pronóstico que nos acerque al inventario ideal”. A pesar de ello, aseguran tener todo controlado y que estas compras “emergentes” no son por importes altos en comparación al costo que implicaría parar un equipo o mantener el material en inventario.

Empresas de este tipo son ejemplos claros de organizaciones que no visualizan al abastecimiento como una ventaja que fortalecerá el sistema logístico, ni como un punto de apalancamiento que puede garantizar más y mejores tiempos de entrega para con los clientes.

¡Es momento de romper esos paradigmas! Las PyMEs pueden tener mezclas óptimas de inventario. No es un lujo invertir tiempo, dinero o esfuerzo en procesos que garanticen llegar a ese inventario ideal, a compras estratégicas, a evaluar a nuestros proveedores. Hoy en día, esto es una necesidad si queremos ser empresas más competitivas.

¿Cómo podría una PyME adoptar beneficios estratégicos de los abastecimientos? Existen diversas técnicas, algunas de las cuales se pueden implementar en poco tiempo. Unos cuantos ejemplos de estos métodos son: determinar niveles de puntos de reorden, stocks de seguridad y, por supuesto, lotes económicos de compra; además contamos con análisis estadísticos, la determinación de pronósticos de venta (bajo distintos métodos), entre otras más.

Implementar estas técnicas requiere de analizar históricos de demanda, costos de ordenar, costos de mantener en inventario, entre los principales elementos. Dependiendo del volumen de productos, insumos o consumibles que tengas, resultará el volumen de la información a analizar; además, como te darás cuenta, estos elementos no son constantes, sino que cambian a lo largo del tiempo. Es por ello que, para darle seguimiento a estas técnicas, es necesario tener información al alcance, que sea fácil de extraer y analizar, actualizada en todo momento para la toma de decisiones para que entonces sí obtengas el beneficio esperado, no sólo en ahorros, sino en la mejora en el servicio.

Por un momento imagina las ventajas que puedes obtener en competitividad, rentabilidad o capacidad de respuesta al contar con estas herramientas. Lo complicado, en todo caso, sería el análisis continuo de la información y, para ello, hay distintas herramientas en el mercado que te pueden ayudar; sin embargo, si lo que buscas es un modelo que te dé información actualizada todo el tiempo, con las mejores prácticas, con acceso desde cualquier parte del mundo y que por supuesto sea ideal para la implementación de técnicas como las listadas, con DynaWare es posible.

*Gerardo Flores es egresado de la carrea de Ingeniería Industrial y de Sistemas del ITESM-CEM. Actualmente es Gerente de Consultoría de DynaWare.

gerardo.flores@dynaware.com